Jak w 10 krokach zaplanować catering na Twoją imprezę?

Każda impreza prywatna czy firmowa ma swoją specyfikę. Ale wszystkie mają wspólny mianownik w postaci cateringu. W jaki sposób zaplanować idealny catering? Oto wskazówki od Yummy Catering.

• 1. Zarezerwuj miejsceZanim przejdziesz do szczegółów planowania cateringu na Twoją imprezę, ważne jest, aby zdecydować się na miejsce, ponieważ może to wpłynąć na wybór cateringu. Dowiedz się, czy dane miejsce posiada własną firmę cateringową, z której usług możesz skorzystać. A może posiada listę zatwierdzonych dostawców, którzy są zarejestrowani do obsługi cateringowej w danym miejscu. Warto również zwrócić uwagę na wyposażenie lokalu. Czy kuchnia i miejsce do serwowania posiłków jest wystarczająco duże dla Twojego wydarzenia?Rodzaj miejsca imprezy zazwyczaj określa, jak dużą elastyczność masz w kwestii cateringu. Na przykład, jeśli organizujesz imprezę w zabytkowym budynku, możesz zauważyć, że opcje cateringowe są bardziej ograniczone. Z drugiej strony, jeśli organizujesz imprezę w plenerze, możesz mieć więcej swobody.

     Zanim zarezerwujesz miejsce, zadaj wiele pytań, aby upewnić się, że będziesz mógł zapewnić zaplanowany catering.

  2. Zbierz oferty i zaplanuj budżetKiedy jesteś gotowy do zaplanowania menu na swoją imprezę, nadszedł czas, aby skontaktować się z kilkoma firmami cateringowymi w celu uzyskania wyceny. O ile nie zdecydowałeś się już na firmę cateringową, uzyskaj oferty od 2 do 3 dostawców, aby porównać ich ofertę.Prosząc o wycenę od dostawcy, prześlij mu następujące informacje:
     • Data wydarzenia
     • Czas trwania imprezy
     • Miejsce imprezy
     • Liczba gości
     • Rodzaj żywności i napojów
     • Twój budżet

     Firma cateringowa w ramach wyceny zazwyczaj przedstawi sugerowane menu, więc nie ma potrzeby prosić o konkretne potrawy na tym etapie, chyba że masz taką potrzebę.

     Koszty cateringu są często wyższe niż można się spodziewać, więc nie zniechęcaj się, jeśli pierwsze oferty, które otrzymasz, nie mieszczą się w Twoim budżecie. Być może uda się obniżyć koszty poprzez zmianę rodzaju serwowanych potraw.

  3. Nie zapomnij o kosztach sprzętuO ile nie organizujesz swojej imprezy w restauracji lub lokalu, który posiada w pełni wyposażoną kuchnię, najprawdopodobniej będziesz musiał wynająć jakiś sprzęt gastronomiczny na swoje wydarzenie. Jeśli pracujesz z całkowicie pustą muszlą, opłaty za wynajem mogą skończyć się kosztem więcej niż samo jedzenie.Zazwyczaj firma cateringowa zorganizuje cały sprzęt w Twoim imieniu.
  4. Potwierdź ilościPotwierdź ilości w tygodniu poprzedzającym imprezę i przekaż wszelkie aktualizacje swojej firmie cateringowej.
  5. Zaplanuj trasy i godziny dostawMusisz zaplanować logistykę dostarczenia cateringu i sprzętu na imprezę. We współpracy z obiektem i firmą cateringową określ miejsca załadunku, trasy i sposób przechowywania. Dowiedz się, czy na miejscu znajdują się lodówki, z których można skorzystać, i omów najlepszy czas dostawy.Po zakończeniu imprezy upewnij się, że cały sprzęt został spakowany i zabrany z miejsca imprezy w ustalonym terminie. Często obiekty mają napięty harmonogram i wymagają, abyś opuścił miejsce imprezy jeszcze tego samego dnia.
  6. Sprawdź wymagania dotyczące cateringuPrzed imprezą warto umówić się z firmą cateringową na wizytę w miejscu imprezy, aby zaplanować wszystkie działania. Dowiedz się, jakie są wymagania co do dostępu, zasilania i wentylacji i współpracuj z obiektem, aby wszystko przygotować.
  7. Potwierdź poziom personeluPoziom personelu zaangażowanego w obsługę Twojego wydarzenia ma bezpośredni wpływ na jego odbiór. Na przykład, jeśli masz budżet na zatrudnienie dodatkowych kelnerów, wtedy twoi goście otrzymają szybszą i bardziej uważną obsługę. Jeśli musisz obniżyć koszty, to możesz rozważyć bardziej swobodną konfigurację wydarzenia: jedzenie w formie bufetu. Rozważ, jak ważna jest jakość obsługi dla Twojego wydarzenia, kiedy planujesz swój budżet.
  8. Zorganizuj degustacjęW zależności od rodzaju zamawianego cateringu, konieczne może być zorganizowanie degustacji przed imprezą. Jest to bardziej powszechne w przypadku posiłków zasiadanych lub imprez na dużą skalę.Poproś firmę cateringową o przygotowanie od 3 do 5 różnych opcji dla każdego dania, abyś mógł spróbować i zdecydować się na ostateczne menu z wyboru.

     Degustacja jest również okazją do omówienia z firmą cateringową sposobu prezentacji potraw. Pomoże Ci wyobrazić sobie, w jaki sposób Twoja impreza będzie stylizowana.

  9. Stwórz plan miejscaKiedy już zdecydujesz o menu, nadszedł czas, aby wyznaczyć miejsca, w których jedzenie będzie serwowane. Współpracuj ze swoją firmą cateringową, aby stworzyć plan miejsca pokazujący, gdzie zostaną ustawione meble i gdzie będzie przechowywany sprzęt. Należy również zaplanować trasy obsługi i sprzątania. Będziesz musiał również upewnić się, że cały sprzęt jest przechowywany z dala od drogi i jest zgodny z przepisami dotyczącymi wyjść pożarowych.
  10. Przygotuj harmonogramTwój harmonogram powinien obejmować m. in:
      • Dostawa
      • Przybycie personelu
      • Ustawienie
      • Przybycie gości
      • Serwis napojów
      • Obsługa gastronomiczna
      • Wyjazd gości
      • Sprzątanie
      • Odbiór sprzętu

      Podziel się harmonogramem cateringu z obiektem, ochroną i wszystkimi pracownikami cateringu, aby wszyscy byli poinformowani o czasie trwania Twojego wydarzenia.

CATERING od Yummy Catering na Twojej imprezie? Poznaj nasze wybrane REALIZACJE.

Zapraszamy do KONTAKTU.